Todos sus proyectos con nuestra mejor maquinaria
Política de tratamiento de datos
Política de tratamiento de datos
V 1.0
1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
Somos una PYME que presta servicios de venta y arrendamiento de maquinaria de construcción y soporte técnico. Como parte de nuestra actividad comercial, HISCOEQ recopila, almacena, utiliza, transfiere y administra datos de sus clientes, proveedores, trabajadores y demás personas con las que interactúa día a día.
La presente Política de Tratamiento de Datos establece las directrices para el manejo de la información por parte de HISCOEQ como sujeto responsable, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias aplicables.
La empresa como responsable del tratamiento de datos tiene domicilio en el municipio de Galapa, departamento del Atlántico de la República de Colombia. Nuestra dirección es Cr 71 No. 3 – 197 Via Cordialidad Km 2,5, correo electrónico oficial: gerencia@hiscoeq.com y telefono: 3112655.
2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.
HISCOEQ reconoce que el tratamiento de datos debe realizarse con sujeción a los siguientes principios:
2.1. Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
2.2. Principio de finalidad: El tratamiento de los datos se realizará con una finalidad específica, la cual deberá ser informada previamente al titular de los datos y estar enmarcada dentro de la presente política de tratamiento de datos.
2.3. Principio de libertad: El tratamiento de los datos se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, cuando la Ley y reglamentos así lo exijan.
2.4 Principio de veracidad o calidad: La información recolectada y tratada por HISCOEQ deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
2.5. Principio de transparencia: HISCOEQ garantizará el derecho del titular de los datos a obtener información acerca del tratamiento de su información personal.
2.6. Principio de acceso y circulación restringida: HISCOEQ se compromete a garantizar la confidencialidad, seguridad, privacidad y reserva de la información personal del titular, por el tiempo que sea autorizado.
3.TRATAMIENTO DE DATOS.
3.1. Recolección y almacenamiento de datos: En general, HISCOEQ recolectará, almacenará y administrará los datos necesarios para el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos, para la selección de personal y relaciones laborales, para la evaluación y comparación de sus proveedores, y para comunicarse de manera efectiva con los distintos agentes con los que interactúa. Los datos serán tratados para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, las cuales deberán ser informadas al titular en el momento de su recolección de manera clara y precisa.
3.2. Uso y tratamiento de los datos: HISCOEQ utilizará los datos recolectados para los siguientes fines, según cada tipo de titular:
3.2.1 De los Clientes:
- Para identificación y verificación del titular de los datos.
- Comunicación con el titular de los datos para efectos de la prestación de los servicios ofrecidos.
- Envío de documentación.
- Creación de documentación relacionada con la prestación de los servicios ofrecidos.
- Gestión de cobranza.
- Atención de consultas y reclamos.
- Evaluación y mejoramiento de los servicios prestados.
- Comparación con otros potenciales Clientes.
- Realizar gestión de facturación.
- Ejecutar servicios ofrecidos.
- Gestiones jurídicas.
- Transmitir información a terceros para el cumplimiento del contrato y la ejecución de los servicios.
3.2.2. De los Proveedores:
- Para identificación y verificación del titular de los datos.
- Comunicación con el titular de los datos para efectos de ejecutar relación comercial con la empresa.
- Realizar gestión de pago y facturación.
- Contactar al proveedor para pedidos y entregas.
- Evaluar el desempeño del proveedor en el cumplimiento de los términos y condiciones del contrato.
- Contrastar información del proveedor con otros posibles proveedores.
- Enviar documentación al proveedor.
- Atención de consultas y reclamos.
- Gestiones jurídicas.
3.2.3. De los Trabajadores:
- Para identificación y verificación del titular de los datos.
- Comunicación con el titular de los datos para efectos de la ejecución de la relación laboral con la empresa.
- Realizar gestión de pago y facturación.
- Gestiones jurídicas.
- Evaluar el desempeño del trabajador en el cumplimiento de los términos y condiciones del contrato.
- Gestión de cobranza.
- Atención de consultas y reclamos.
- Realizar procesos disciplinarios.
- Ordenar exámenes médicos periódicos o revisiones médicas.
- Conservar los datos para eventuales futuros procesos de selección de personal.
- Transmitir información a terceros para efectos del cumplimiento y ejecución del contrato.
3.2.4 De los Aspirantes a Cargos:
- Para identificación y verificación del titular de los datos personales
- Comunicación con el titular de los datos personales para efectos del proceso de selección y contratación.
- Realizar preselección de candidatos para el cargo.
- Contactar a los candidatos preseleccionados para realizar entrevistas y pruebas técnica y/o psicotécnicas.
- Verificar la información suministrada por los candidatos.
- Evaluar la idoneidad del candidato, atendiendo las características de la vacante que se requiera contratar.
- Conservar los datos para eventuales futuros procesos de selección de personal.
- Gestiones jurídicas.
- Transmitir información a terceros para efectos del proceso de selección que se adelante.
3.3. Transferencia y transmisión de datos personales: HISCOEQ podrá transferir o transmitir los datos internamente y a terceros, siempre y cuando cuente con la autorización expresa del titular y cumpla con las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos. Estos terceros podrán ser proveedores de servicios de la empresa, encargados del tratamiento, socios comerciales, entre otros.
En caso que la transferencia o transmisión de datos personales sea a un tercero que se encuentre fuera del territorio colombiano, se tomarán las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos personales de acuerdo con las disposiciones legales aplicables en la materia.
3.4 Almacenamiento de datos: HISCOEQ dispondrá un espacio físico determinado para el almacenamiento de los datos que hayan sido recolectados o recibidos de manera física. El mismo será demarcado y delimitado. Los documentos físicos contentivos de los datos, serán reproducidos en formato digital para garantizar su existencia. Así mismo, serán guardados en los espacios virtuales que disponga la empresa para tales fines, que garanticen su acceso, seguridad y reproducción. Por otro lado, aquellos datos que hayan sido recolectados o recibidos en formato digital, serán almacenados en las plataformas virtuales que garanticen su acceso, seguridad y reproducción.
3.5. Seguridad de los datos: HISCOEQ adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, administrativas y humanas necesarias para garantizar la seguridad de los datos, evitando su pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o alteración. Para ello, se implementarán medidas adecuadas para la protección de los datos objeto de tratamiento.
3.6. Derechos de los titulares de los datos personales: Los titulares de los datos objeto de tratamiento tienen derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
3.7. Vigencia de la política de tratamiento de datos personales: La presente política de tratamiento de datos personales entra en vigencia a partir de su publicación, y tendrá una vigencia indefinida que será revisada periódicamente para su actualización y adecuación a los cambios normativos o internos de la empresa.
3.8 Vigencia de la autorización: Las autorizaciones que se otorguen a HISCOEQ para el tratamiento de datos durará el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, el vínculo que une a las partes y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. Contrario a ello, deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
3.9 Cadena de custodia de la información: Cuando en razón y ejercicio de sus funciones, un trabajador llegare a estar en situación de tenencia de datos e información de un tercero relacionado con HISCOQ, el mismo la transferirá al encargado del tratamiento al interior de la empresa, paras las finalidades establecidas en las autorizaciones o en esta política. Realizado lo anterior, eliminará de sus archivos cualquier copia o reproducción que no necesite para el ejercicio inmediato de sus funciones. La inobservancia de esta disposición se considerará como una falta disciplinaria grave.
4.0 Uso de la información en el lugar de trabajo: Cuando en razón de sus funciones, un trabajador llegare a utilizar información de la empresa, de otro trabajador o de un tercero relacionado con HISCOEQ, deberá garantizar la confidencialidad de la misma. En los eventos en que dicha información deba permanecer por un tiempo tiempo prolongado en su tenencia en razón de sus funciones, el mismo velará por la integridad y seguridad de los datos hasta cuando no los requiera para ejercer sus funciones. Ello sin perjuicio de su deber de transferir la información al sujeto encargado inmediatamente después de recibirla.
Los trabajadores que usen herramientas de trabajo digitales, en las cuales se guarden temporal o definitivamente datos de otros trabajadores o de terceros relacionados con HISCOEQ, deberán aplicar medidas de seguridad mínimas sobre el dispositivo, como contraseñas, verificaciones de dos pasos, reconocimiento facial, reconocimiento dactilar, patrón de desbloqueo, pin de desbloqueo, etc; con la finalidad de garantizar la seguridad y el acceso restringido a los mismos. Así mismo, deberán restringir durante la jornada de trabajo el acceso de otras personas a aquellos dispositivos y en especial a la información relevante.
4.1 Tipos de Datos: HISCOEQ recolectará, administrará y custodiará datos contables, información de contacto, referencias personales o laborales, datos de hojas de vida o curriculums vitae, historial medico, contratos, comunicaciones escritas, correos electrónicos, documentos de procedimientos disciplinarios, datos relativos a expedientes judiciales y administrativos, información financiera, y cualquier otra información necesaria para los fines expuestos en la presente Política de Tratamiento de Datos.
4.0 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
Al interior de HISCOEQ el tratamiento de datos recae principalmente sobre el área administrativa, particularmente en el cargo de Asistente Contable, quien tendrá dentro de sus obligaciones y responsabilidades del cargo garantizar el cumplimiento de la presente política y las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales, así como también la administración y custodia de la información incluida en las bases de datos objeto de tratamiento.
Entre las tareas del encargado del tratamiento de datos personales se encuentran:
- Mantener actualizado el inventario y bases de datos de la empresa.
- Proponer medidas de seguridad para garantizar y mejorar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos recolectados.
- Atender, tramitar y responder las PQR presentadas por los titulares de los datos objeto de tratamiento.
- Atender a las capacitaciones que designe Gerencia sobre la materia.
- Entre otras.
Su correo de contacto interno es: encargadodatos@hiscoeq.com. Ello sin perjuicio de que cualquier titular pueda presentar las solicitudes a través de cualquier canal de la empresa, en cuyo caso internamente se dará traslado al encargado asignado respetando la cadena de custodia de la información.
5.0 PROCEDIMIENTO.
Las solicitudes, consultas y reclamos, así como cualquier otro ejercicio de los derechos de los titulares de la información, serán resueltos en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a su recepción. En caso de estar en desacuerdo con la decisión emitida por el encargado del tratamiento, el titular dispondrá de cinco (05) días hábiles para interponer recurso de apelación, para que la situación sea revisada por la Gerencia. Las respuestas a las solicitudes se notificarán por cualquier medio que resulte idóneo y eficaz.
6.0 REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.
La presente Política de Tratamiento de Datos es obligatoria para todos los trabajadores de la empresa y hace parte integrante del R.I.T. Su inobservancia y/o vulneración acarreará las sanciones disciplinarias a que haya lugar.
7.0 AUTORIZACIÓN:
Al proporcionar datos e información a HISCOEQ S.A.S a través de sus diferentes canales, el titular declara haber leído y aceptado la presente política de tratamiento de datos personales y otorga su autorización expresa para el tratamiento de conformidad con las finalidades y disposiciones contenidas en la misma. En caso de negativa, deberá informar al momento de establecer la comunicación, una vez reciba el aviso de privacidad, caso en el cual, su información no será administrada por HISCOEQ S.A.S para más allá que la finalidad específica para la cual se entabló comunicación.
8.0 AVISO DE PRIVACIDAD.-
HISCOEQ S.A.S utiliza en todos sus canales digitales y de comunicación un aviso de privacidad tendiente a explicar la naturaleza y finalidades del tratamiento de los datos. Dicho aviso contendrá un link en donde el destinatario podrá acceder a la presente Política de Tratamiento de Datos. En caso que el destinatario no esté de acuerdo con el presente reglamento, deberá responder de inmediato con una negativa, de lo contrario se entenderá para todos los efectos legales que autorizó el tratamiento de sus datos por parte de la empresa.